Alles wat Gebouwgenoot doet

Vul het adres in en de appartementen komen uit de openbare registratie van gebouwen. Naam en gegevens zijn daarna nog aan te passen.

Bekijk in de demo: Een VvE aanmaken met het adres

Per appartementsrecht het breukdeel en het aantal stemmen. Ook een berging, parkeerplaats of bedrijfsruimte, en meer eigenaren op één appartement.

Bekijk in de demo: Appartementen, breukdelen en stemmen

Iedereen krijgt een eigen uitnodiging voor het portaal. Een rol heeft een begin en een einde, en een ingetrokken uitnodiging werkt niet meer.

Bekijk in de demo: Eigenaren en bewoners uitnodigen

Een lijst met appartementen, breukdelen en eigenaren lees je in vanuit een spreadsheet. Wat ontbreekt, blijft zichtbaar leeg en wordt niet verzonnen.

Bekijk de rondleiding: Gegevens van de vorige beheerder inlezen

Per onderdeel van de overdracht wie het regelt en wanneer, en voor het bestuur wat binnen is en wat nog ontbreekt.

Na het inloggen zie je je gebouw, de berichten, je eigen open zaken, de documenten en wat je kunt doen.

Bekijk in de demo: Een startpagina die laat zien wat er speelt

Melden, de stand van een melding, een document, je bijdrage en contact zijn op een telefoon direct te vinden.

Bekijk in de demo: Gemaakt voor de telefoon

Heb je in meer gebouwen een appartement, dan wissel je zonder dat gegevens door elkaar lopen.

Een vraag stellen kan vanuit het portaal. Je ziet wie hem behandelt en wanneer je antwoord kunt verwachten.

Bekijk in de demo: Altijd een mens om te vragen

Per soort bericht kies je of je een e-mail wilt. Formele post, zoals een oproeping, komt altijd volgens de vaste regels.

Bekijk in de demo: Zelf kiezen hoe je berichten krijgt

Een huurder kan melden en leest de mededelingen, maar ziet geen afrekening van de eigenaar en stemt niet mee.

Bekijk de rondleiding: Huurders zien wat voor hen bedoeld is

Je eigen telefoonnummer, adres en taalvoorkeur wijzigen in het portaal.

Per document wie het mag zien: iedereen, alleen eigenaren of alleen het bestuur.

Bekijk in de demo: Documenten met categorie, datum en zichtbaarheid

Een nieuwe versie vervangt de oude niet stilletjes. De oude blijft herkenbaar te vinden, zoals hij toen was.

Bekijk in de demo: Oude versies blijven bewaard

Geef alleen de stukken vrij die nodig zijn, met een doel en een einddatum. Elke keer dat een stuk wordt geopend, staat in het logboek.

Bekijk in de demo: Tijdelijke inzage voor een notaris of adviseur

Het bestuur ziet welke belangrijke documenten er nog niet zijn, zodat ze gericht opgevraagd kunnen worden.

Een leesbare scan wordt doorzoekbaar. Een passage die niet te lezen is, krijgt een controle door een mens.

Een bewoner meldt in een paar stappen, ook op de telefoon. Wat we al weten, zoals contactgegevens, vragen we niet opnieuw.

Bekijk de rondleiding: Een reparatie melden met foto

Het meldformulier en de contactkaart tonen altijd wat je doet bij brand, direct gevaar of gaslucht, met het spoednummer van jullie beheerder als dat is ingesteld.

Bekijk in de demo: Bij gevaar direct de noodinstructies

De aannemer neemt de klus aan of zegt nee, plant een datum en meldt het werk af met verslag en foto's. De aannemer ziet alleen de eigen klus.

Bekijk de rondleiding: De aannemer werkt via een link, zonder account

De melder krijgt bericht als er een afspraak staat of als die verschuift.

Bekijk in de demo: Bewoners horen het als er iets verandert

Een verstuurd bericht is geen opgeloste melding. Pas als het werk echt klaar is, staat de melding op klaar. Heropenen en annuleren vragen een reden.

Bekijk in de demo: Een stand die niet liegt

Een spoedmelding bereikt volgens een rooster de juiste mens, met een bevestiging en een tweede contact als het stil blijft.

Looptijd, verlenging en opzegtermijn per contract, met een taak ruim voor de deadline.

Prijs, planning, garanties en wat er niet in zit naast elkaar, zodat de laagste prijs niet vanzelf wint.

De bijdrage volgt de vastgestelde begroting en de breukdelen. Afrondingsverschillen worden zichtbaar en kloppend verdeeld.

Bekijk de rondleiding: Bijdragen uit de begroting, per appartement

Periodieke voorschotten, een eenmalige bijdrage en verrekeningen. Een correctie is altijd een nieuwe boeking, de oude blijft staan.

Bekijk in de demo: Facturen, eenmalige bijdragen en creditnota's

Lees het afschrift van de bank in en betalingen worden aan de juiste post gekoppeld. Een deelbetaling laat zien wat nog openstaat, en twee keer hetzelfde afschrift telt niet dubbel.

Bekijk de rondleiding: Bankafschriften inlezen en betalingen koppelen

Met een geldig mandaat, een aankondiging vooraf en een eigen stand voor wat de bank verwerkt of terugboekt. Een storno zet de post weer open.

Bekijk in de demo: Automatische incasso

Een herinnering houdt rekening met het betaalmoment, een betwisting en eerder contact. Kosten of rente alleen volgens vastgelegde regels en na een besluit van een mens.

Bekijk in de demo: Herinneringen bij een achterstand

De eigenaar ziet het maandbedrag, wat betaald is en wat nog openstaat. Nooit de achterstand van een buurman.

Bekijk in de demo: Je eigen bijdrage in het portaal

Het bestuur en de kascommissie zien de begroting, de stand en de reserves van hun eigen VvE.

Bekijk in de demo: Leesbaar voor bestuur en kascommissie

Een eigen grootboek per VvE met rekeningschema, boekjaren en een afgesloten periode die niet meer ongemerkt verandert.

Afspraken over termijnen bij een achterstand, goedgekeurd door wie dat mag en daarna bewaakt.

Een binnengekomen factuur wordt herkend, gecontroleerd tegen de opdracht en pas betaald na goedkeuring van wie dat mag.

De AI leest een MJOP uit een PDF als concept. Een mens controleert elke regel en bevestigt pas daarna.

Bekijk in de demo: Een bestaand MJOP uitlezen

Bij de begroting zie je of de reservering past bij wat het onderhoudsplan de komende jaren vraagt.

Bekijk de rondleiding: De reserve getoetst aan het plan

Per bouwdeel de conditie, het jaar, de raming, de bron en de inspectiedatum, met een seintje als het plan herzien moet worden.

De AI wijst ontbrekende gegevens aan en zet scenario's klaar, met duidelijk waar een bedrag een schatting is.

Bespreken, informeren of besluiten per punt, met de letterlijke tekst van elk voorstel en wat het kost. De oproeping gaat op tijd.

Bekijk de rondleiding: Een ALV met agenda, stukken en oproeping

Quorum, meerderheden en termijnen stel je per VvE in, nooit één standaard voor alles. Welke regels gelden, staat in jullie stukken: controleer je splitsingsakte en reglement.

Bekijk in de demo: De regels van jullie VvE

Iedere eigenaar stemt met de stemmen van de eigen appartementen. Een huurder stemt niet mee.

Bekijk in de demo: Online stemmen, gewogen per appartement

Een eigenaar machtigt een ander om te stemmen. Twee volmachten van dezelfde eigenaar worden opgemerkt en eerst beoordeeld.

Bekijk de rondleiding: Volmachten

Is het quorum niet gehaald, dan zie je een waarschuwing en geen verzonnen geldige uitslag. Een correctie bewaart de oude uitslag en de reden.

Bekijk de rondleiding: Een uitslag die klopt

De AI maakt een concept met de voorstellen, de uitslagen en de actiepunten. Het bestuur controleert en stelt vast.

Bekijk de rondleiding: Conceptnotulen van de AI, vastgesteld door mensen

Elk actiepunt uit een besluit krijgt iemand die het oppakt en een datum, en staat in de werklijst van de beheerder.

Bekijk in de demo: Actiepunten uit besluiten

Even de mening van de leden vragen, herkenbaar als advies zolang het geen formeel besluit is.

Wie wat deed en wanneer, voor beheerder, bestuur en kascommissie. Een correctie is een nieuwe regel, er wordt niets gewist.

Bekijk in de demo: Een logboek per VvE

Een zaak zonder eigenaar of vervolgdatum valt op, en komt vanzelf bij de teamleider terecht.

Bekijk in de demo: Elke zaak heeft iemand, een volgende stap en een datum

Een mandaat legt vast wat iemand mag, tot welk bedrag en hoe lang. Een bericht als 'ik ben de voorzitter' is geen bewijs, en opdrachten opknippen onder een grens werkt niet.

Bekijk in de demo: Bevoegdheden uit vastgelegde stukken

Stopt een bestuurder of medewerker, dan vervallen de rechten. Een goedkeuring die op die persoon wachtte, gaat naar een ander.

Een eigenaar ziet geen gegevens van de buren, een bestuurslid alleen de eigen VvE, en ook een medewerker heeft geen onbeperkte toegang.

Vragen en bevindingen van de kascommissie, vastgelegd zodat ze niet ongemerkt veranderen.

Gaat de VvE ergens anders heen, dan neemt ze documenten, financiën, besluiten en lopende zaken mee.

Een beheerder ziet de eigen toegewezen VvE's, en niet die van een collega.

Bekijk in de demo: Al je VvE's in één omgeving

Wat aandacht vraagt staat bovenaan de inbox, vroegste termijn eerst. Een mislukte e-mail wordt een taak, geen stille fout.

Bekijk in de demo: Een werklijst voor het hele team

Een technisch beheerder pakt onderhoud en opdrachten op zonder in de boekhouding te kunnen.

Spoed, achterstallige acties, wachtende besluiten en financiële uitzonderingen over alle VvE's heen, te filteren per medewerker en termijn.

Een teamleider ziet de belasting en regelt vervanging, zodat urgente zaken bij ziekte of vakantie niet blijven liggen.

Extra werk registreren op dezelfde zaak, met akkoord van het bestuur voordat het begint.

Ook in een samenvatting of zoekresultaat. Een vraag naar de schuld van de buren wordt geweigerd, zonder een bedrag te noemen.

De AI onderscheidt een feit, een citaat, een berekening en een inschatting. Zonder betrouwbare bron noemt de AI wat ontbreekt, en een juridische vraag gaat naar een mens.

Voorbereiden, uitvoeren na akkoord of zelfstandig binnen grenzen. Alles met geld, contracten of recht begint bij voorbereiden.

Bekijk in de demo: Per taak instellen hoeveel de AI zelf mag

Zet de AI per taak of per VvE stil. Wat openstond, gaat naar de werklijst van een mens.

Bekijk in de demo: Een pauzeknop

De opdracht, de bronnen, het voorstel, wie akkoord gaf en wat eruit kwam. Een herstel bewaart de oorspronkelijke fout.

Bekijk in de demo: Elke handeling van de AI terug te lezen

Betalen, bankgegevens wijzigen en grote verplichtingen blijven bij mensen en de bank. Een tekst in een factuur of bericht verandert daar niets aan.

Wie liever een mens spreekt, kan dat altijd. Het gesprek en de bronnen gaan mee.

Een antwoord van de AI wijst het document aan waar het staat, en waar het kan de pagina.