Gebouwgenoot

Zo werkt het

Overstappen met je beheerkantoor

Een kantoor met VvE's in beheer stapt over op Gebouwgenoot. De gegevens komen erin met een import uit de export van je huidige pakket: eerst een proefrun, pas daarna wordt er iets vastgelegd. Hier zie je waar alles daarna staat.

Stappen

Alle schermen hieronder komen uit de demo. De namen, adressen en bedragen zijn verzonnen.

  1. Stap 1

    Al je VvE's op een plek

    Alle VvE's van het kantoor staan in een lijst, met per gebouw de plaats, het aantal appartementen en eigenaren, en wat er nog moet worden ingesteld. Elke VvE heeft zijn eigen regels, documenten en geld.

    Wat de AI doet · wat een mens beslist

    Wat de AI doet
    Bij de import kan de AI, als die is ingesteld, de kolommen van je export herkennen. Anders gaat het op de kolomnamen.
    Wat een mens beslist
    Een beheerder met beheerrechten controleert de proefrun en zet de import pas dan door.
    De lijst met VvE's in de beheeromgeving.

  2. Stap 2

    Appartementen, breukdelen en stemmen

    Per gebouw staan de appartementen met hun breukdeel en hun aantal stemmen. Daarop rusten de bijdrage en de stemmingen, dus die kloppen eerst.

    Wat de AI doet · wat een mens beslist

    Wat de AI doet
    Niets.
    Wat een mens beslist
    De beheerder controleert breukdelen en stemmen tegen de splitsingsakte. Controleer je splitsingsakte en reglement.
    De appartementen van een VvE met breukdeel en stemmen.

  3. Stap 3

    Eigenaren, en wie het portaal al gebruikt

    Per eigenaar staan de appartementen en de contactgegevens, en of hij al is uitgenodigd voor het portaal. Een eigenaar met meer appartementen staat er een keer. Als de gegevens kloppen, nodig je de eigenaren uit; wie geen e-mailadres heeft, krijgt de oproeping voor de ALV per brief.

    Wat de AI doet · wat een mens beslist

    Wat de AI doet
    Niets.
    Wat een mens beslist
    De beheerder houdt de eigenaren bij, kiest wanneer de uitnodigingen uitgaan en legt een overdracht vast als een appartement wordt verkocht.
    De eigenaren van een VvE met hun appartementen, contactgegevens en of ze het portaal gebruiken.

  4. Stap 4

    Wie wat mag

    Wat mag de beheerder namens de VvE opdragen of betalen, tot welk bedrag en in welke periode? Dat leg je vast als mandaat. Zonder mandaat wordt er niets goedgekeurd. Een notaris of adviseur geef je tijdelijk toegang tot alleen de stukken die nodig zijn.

    Wat de AI doet · wat een mens beslist

    Wat de AI doet
    Niets. De AI kan zichzelf nooit een recht of mandaat geven.
    Wat een mens beslist
    Een mandaat volgt uit een vastgelegd besluit of stuk, nooit uit een losse mail. Controleer je splitsingsakte en reglement.
    De bevoegdheden van een VvE: mandaten en tijdelijke toegang tot stukken.

  5. Stap 5

    Documenten met de juiste zichtbaarheid

    Reglement, jaarrekening, contracten en notulen staan bij de VvE. Per document kies je wie het ziet: alle bewoners, alleen eigenaren of alleen het bestuur.

    Wat de AI doet · wat een mens beslist

    Wat de AI doet
    Niets.
    Wat een mens beslist
    De beheerder bepaalt per document wie het mag zien.
    De documenten van een VvE met per document de zichtbaarheid.

  6. Stap 6

    Het portaal van je eigenaren

    De eigenaar logt in en ziet zijn bijdrage, de documenten, de vergaderingen en zijn meldingen. Op de telefoon net zo goed als op de computer.

    Wat de AI doet · wat een mens beslist

    Wat de AI doet
    Als de AI is ingesteld, beantwoordt een assistent vragen van eigenaren uit hun eigen stukken. Bij twijfel gaat de vraag naar een mens.
    Wat een mens beslist
    De beheerder blijft het aanspreekpunt en beantwoordt wat de assistent niet zeker weet.
    De startpagina van het portaal van een eigenaar op een telefoon. Op een telefoon.

De import zelf staat in de demo niet open; die is voor een beheerder met beheerrechten in je eigen omgeving. Een checklist voor de hele overdracht, met wat binnen is en wat nog ontbreekt, bouwen we nog.

Probeer het zelf in de demo

Zonder account, in dezelfde verzonnen VvE als op de schermen hierboven. In de demo wordt niets echt verstuurd.

Kijk rond als beheerderGratis proberen

Meer rondleidingen

Alle rondleidingen